Las 5 mejores herramientas para la gestión de proyectos

En el pasado, la gestión de proyectos implicaba principalmente pizarras, notas adhesivas, carpetas llenas de folios y en general un gran caos organizativo de documentos en la oficina. Independientemente de la naturaleza de tu negocio o el tamaño del mismo, si gestionas proyectos necesitas de ese compañero que te hace la vida más fácil, esa herramienta que analiza los tiempos y dedicación a las tareas que realizas y que te permite optimizar la rentabilidad de los mismos. 

Una herramienta para la gestión de proyectos te ayudará a organizar todos los proyectos que tengas listados en tu organización y ver los miembros del equipo que están dedicando horas de trabajo a ellos. Veámoslo con un ejemplo; un equipo que emplea herramientas de gestión de proyectos es como un ejército bien disciplinado y organizado, con un propósito claro, que se impone a sus oponentes. La gestión de proyectos aporta dirección a un proyecto: aporta visión, propósito y motivación. La falta de gestión de proyectos significa la falta de todas estas cosas. 

Ventajas de implantar una herramienta para la gestión de proyectos en tu empresa

Actualmente hay herramientas para la gestión de proyectos que ofrecen grandes ventajas para las agencias. A continuación os vamos a contar algunas de las ventajas que ofrecen estos softwares de gestión para tu agencia:

• Sencillez a la hora de planificar
• Ahorro de tiempo de gestión
• Comunicación fluida entre departamentos
• Control de la rentabilidad de tus proyectos
• Excelencia con el cliente

A continuación, te presentamos las que para nosotros son las mejores herramientas para la gestión de proyectos de este 2020

1. Trello

Esta herramienta salió al mercado en 2011 y sigue siendo considerada como una de las mejores. Con su versión para sistemas móviles de iOS y Android, permite coordinar fácilmente las tareas mediante los diferentes tableros. Quizá no es las más completa del mercado, ya que se centra sobre todo en las tareas y el reporte es manual, dependiendo de la percepción de la persona, pero su facilidad de uso la hace muy usable tanto a nivel personal como profesional.

Permite establecer plazos, adjuntar listas de tareas por tablero, clasificar a los equipos y personas, adjuntar enlaces o archivos y llevar un seguimiento del registro de actividad.

Trello cuenta con una versión basic gratuita un poco limitada aunque el gran salto se nota en sus versiones profesionales a partir de 10 y 20 euros mensuales.

2. Slack

Slack es una herramienta que nos ahorra enviar una gran cantidad de emails. Nos permite comunicarnos en forma de chat interno donde podemos enviar todo tipo de archivos y evitar así cadenas de email infinitas.

Un archivo enviado a un compañero por slack evita que sea enviado por correo y quedando por debajo de otros 3 o 4 emails que tenga aún por leer. Se pueden crear chats de grupos para cada proyecto o departamento para así tener un canal de comunicación directo con nuestros compañeros.

En cierto modo Slack lo que viene es a descongestionar nuestra bandeja de correos electrónicos haciendo mucho más ágil y eficaz la comunicación interna.

Todo lo que has estado haciendo a través del email y teléfono puedes hacerlo a través de Slack. Compartir y modificar archivos de todo tipo (Excel, Drive, Dropbox, etc). De esta forma aumentamos la productividad mejorando así la gestión de nuestros equipos y proyectos.

3. Basecamp

Basecamp se presenta como una solución integral para las empresas. La interfaz de usuario es tan ordenada e intuitiva como Trello, pero las funciones individuales son mucho más completas, en detrimento de la facilidad para acostumbrarse a la herramienta. Basecamp es adecuado para todo tipo de equipos, pequeños y grandes. Debido a la amplia gama de funciones, se necesita cierta formación para utilizar la plataforma eficientemente. 

En contrapartida, Basecamp solo funciona con planes de pago, con un período de 30 días de prueba gratuitos. Basecamp tiene dos opciones de precios. Para uso personal, pequeños equipos, autónomos y nuevas empresas, Basecamp Personal es gratuito e incluye 1 GB de espacio de almacenamiento. Por otro lado, para proyectos y negocios más grandes, Basecamp Business cuesta $ 99 / mes, independientemente de cuántos usuarios tenga, lo que permite una mejor escalabilidad. Además, también obtienes una prueba gratuita de dos meses.

4. Asana

Asana, al igual que Trello, también nació en el año 2011 y permite crear un espacio de trabajo para todos los miembros del equipo que tu definas van a trabajar en ese proyecto. Una vez creado, puedes diferenciar las tareas que van a conformar el proyecto o espacio de trabajo, organizarlas por etiquetas, incluir fechas de entrega y también adjuntar los archivos que creas necesarios.

Lo que también destaca de Asana es su sistema de comunicación integrado que no depende de otras herramientas externas, por lo que en una misma suite tienes una herramienta sencilla de gestión de proyectos más servicio de comunicación interna para los miembros..

Si cuentas con equipos de trabajo reducidos puede ser interesante, ya que la opción más básica permite la gestión de hasta 15 personas.

5. Facebook Workplace

Hace algo más de un año Facebook lanzó una herramienta que prometía competir con todas las que ya existen para la gestión de equipos y proyectos. Tras un año en funcionamiento ya, cada vez son más las empresas que están pasándose a Facebook Workplace para gestionar sus proyectos (más de 30.000 empresas ya según Facebook). Además, hace no mucho han realizado un lavado de cara con un nuevo diseño más limpio e intuitivo.

Su look and feel es prácticamente el mismo que el de Facebook: perfil de usuario, muro, grupos, chat interno y demás elementos de la red social que ya todos conocemos.

Del mismo modo que en la red social original, en el Workplace podemos crear grupos para los trabajadores, públicos o cerrados. Además, podemos crear y agendar reuniones, dar acceso a documentos, comunicar cosas a nivel interno.

Además del chat interno podemos realizar llamadas de voz y de video si lo deseamos de manera que podemos estar conectados y tener reuniones o llamadas a distancia en cualquier momento.

Conclusión…

Como habrás visto en este post, la gestión de proyectos en una de las herramientas más importantes que tu empresa necesita así que desde Wethink te animamos a que vayas probando cada una de las herramientas para la gestión de proyectos que te hemos presentado y elijas la que más te guste para sacar todo el potencial que tu equipo posee.